La empresa

En este espacio encontrará una breve ilustración sobre la empresa y su estructura orgánico-funcional; de ser pertinente podrá profundizar sobre este tema en las fuentes primarias que considere pertinentes:

LA EMPRESA

Naturaleza

Las empresas se iniciaron en la época feudal (aprox. año 800-1200) con la creación de talleres artesanales, que funcionan con pocos trabajadores, herramientas simples, contaban con poca clientela y los artículos eran principalmente joyas de lujo y armas.



En la edad media los empresarios estaban organizados en gremios; trabajaban en su propia casa y con un capital modesto, pero a partir de la revolución industrial estas empresas se cerraron abriendo paso a las fábricas o empresas que producían en serie o en gran escala.



En nuestros días lo anterior se mantiene, claro que con nuevas técnicas, procedimientos y tecnologías muy avanzadas.



La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios.



En toda empresa existen tres factores necesarios para que puedan realizar su actividad, ellos con: las personas, siendo este un factor decisivo, el capital y por último el trabajo



A nivel de administración la empresa se define como grupo social en el que a través de la administración del capital y del trabajo se producen bienes y servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad



CONCEPTO: el artículo 25 del Código de Comercio define la empresa como: “Toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizara a través de uno o mas establecimientos de comercio”.



Desde el punto de vista administrativo analizaremos algunas definiciones:



Según ANTONHY JAYSON: las empresas son “Instituciones para El Empleo eficaz de los Recursos mediante un gobierno (JUNTA DIRECTIVA) para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionalmente seguridad y prosperidad a los empleados”.



PETERSEN y PLOWMAN: Define a la empresa como la “Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancías o de servicios, para obtener un ganancia o utilidad mutuas”.



“Grupo social en el que a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad”.



CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS



Las empresas fundamentalmente se dividen en:



INDUSTRIALES: Transforman materias primas, en productos útiles para ser consumidos, esto es aplicado a satisfacer necesidades humanas. Estas a su vez se pueden clasificar en:



EMPRESAS PRODUCTORAS O MANUFACTURERAS: Son aquellas empresas dedicadas a la transformación de materia primas o productos semielaborados en productos terminados.



EMPRESAS MINERAS O EXTRACTORAS: Se dedican a la explotación de recursos naturales renovables o no renovables del subsuelo.



EMPRESAS AGROPECUARIAS: Explotan el suelo para obtener recursos agrícolas o ganaderos.



COMERCIALES: Son empresas intermediarias entre productores y consumidores; estas se dedican a la oferta y la demanda de los productos terminados.



RELACIÓN ENTRE INDUSTRIA Y COMERCIO

INDUSTRIA



BIENES SIN UTILIDAD INMEDIATA PARA EL HOMBRE

PRODUCCIÓN O PROCESOS DE TRANSFORMACION Y ELABORACIÓN

BIENES ÚTILES PARA EL HOMBRE.





COMERCIO



TRANSPORTE DE PRODUCTOS.

MERCADOS, CONSERVACIÓN, DISTRIBUCIÓN.

VENTA A LOS CONSUMIDORES





DE SERVICIOS: Facilitan las actividades de anteriores, prestando un servicio de tipo social, educativo.



Las empresas se clasifican básicamente en cinco grandes grupos, basándose para ello en criterios meramente objetivos.



SEGÚN LA TITULARIDAD DE LA PROPIEDAD

La empresa es una concepción jurídica económica en constante evolución. Aparece desde la empresa privada a la pública, la empresa individual, en la que una persona es la propietaria del capital invertido y la dirige bajo su riesgo y responsabilidad, las sociedades que reúnen a varias personas y hasta las cooperativas en que personas propietarias son, al mismo tiempo quienes prestan su trabajo personal en ella.



Empresas privadas

Se consideran empresas privadas aquellas en las que el empresario

(Persona física o jurídica), es un particular con personalidad de derecho jurídico.



Empresa individual y sociedades mercantiles

Aparece primero la individual perteneciente a una sola persona que es quien la explota, dirigiéndola por sí o a través de personas subordinadas. Las sociedades son empresas que se rodean de formalidades jurídicas adecuadas y cuyo capital está formado por las aportaciones de varias personas. Las más conocidas son las siguientes:

o Sociedad colectiva

o Sociedad comanditaria

o Sociedad de responsabilidad limitada

o Sociedad anónima



Empresas estatales y empresa colectivizadas

En la evolución de la empresa tienen un papel importante las empresas de carácter estatal. En las cuales el capital necesario para su fundación ha sido aportado por el Estado o por un órgano político-administrativo del que forma parte el Estado. Estas empresas, en una mayoría de casos, aparecen cono empresas privadas y se administran como cualquiera de ellas según las normas dictadas para las sociedades anónimas; su característica es que el capital esta en manos de un ente público y que los gobernantes del mismo nombran a los administradores. Pueden revertir a la iniciativa privada en cualquier momento mediante la venta de las acciones a personas privadas, por el Estado o corporación pública que las posee.



También cabe que la aportación del ente público o Estado para fundar una empresa tenga otro carácter, apareciendo las empresas que puedan llamarse colectivizadas, o nombre parecido, en las cuales el Estado solo entiende a través de adecuados organismos una vigilancia o tutela y su administración queda confiada a las personas que en ella trabajan directamente en régimen cooperativo; en este caso el conjunto( personas cooperadoras) no son propietarios sino solo administradores de un patrimonio comunal.

Esta evolución puede dar lugar a una gama de posibilidades de empresas según en qué grado el capital este repartido entre los propios trabajadores, o pertenezca al estado o a otra colectividad.



SEGÚN SU TAMAÑO.

Se pueden clasificar en pequeñas, medianas y grandes.



La dimensión de la empresa depende principalmente de la actividad productiva que desempeñe: el tamaño medio de las empresas petrolíferas es superior al de las de alfarería, pero podemos estas frente a una gran empresa alfarera o ante una pequeña petrolífera.



Este ejemplo nos hace comprender que el hecho de fijar límites teóricos entre una y otra categoría es muy difícil puesto que todo dependerá de la naturaleza de la empresa. Algunos criterios que en la práctica se utilizan a la hora de definir el tamaño de una empresa son: el volumen de ventas, el número de empleados, la cifra de recursos propios, el valor añadido, el cash-flow.



SEGÚN SU FINALIDAD



ECONÓMICOS, tienen por fin el tráfico mercantil y buscan en él la obtención de un lucro particular (p. Ej. Una empresa mercantil o industrial). En ellas se ofrecen bienes y servicios a cambio de un precio que ha de ser suficiente para retribuir lo consumido, poder ofrecer el servicio y además obtener un beneficio. Supóngase que usted fabrica helados. Para producirlos consumirá leche, huevos, etc., tendrá que trabajar, comprar máquinas que se harán viejas y que habrá que reponer. Conseguirá un lucro si vende a un precio más alto que el coste.



SOCIALES, cuando contribuyen al bienestar de la comunidad, con la satisfacción de sus necesidades. Su finalidad principal es la consecución, movimiento y aplicación de medios económicos, sin realizar con estos, tráfico mercantil (ejemplo: un hospital de beneficencia).

TECNICOS, dirigidos a la optimización de la tecnología para contribuir al logro de objetivos.



SEGÚN EL SECTOR PRODUCTIVO AL QUE PERTENEZCA



La totalidad de las actividades económicas se agrupan en tres sectores o parcelas y, por lo tanto, clasificamos las empresas de la siguiente forma:



Empresas pertenecientes al sector primario: agrícolas, ganaderas y pesqueras.



Empresas pertenecientes al sector secundario: las industriales.



Empresas pertenecientes al sector terciario: las de servicios.



SEGÚN SU OBJETIVO O ACTIVIDAD

Por su objetivo, las empresas se clasifican en:



1. extractivas (mineras, caza, pesca);

2. agrícolas (selvicultura, ganadería y cultivos);

3. fabriles o manufactureras (fabricas y talleres en general);

4. de servicios (hosteleria y similares; espectáculos; limpieza, etc.)

5. de transporte y comunicaciones;

6. comerciales;

7. bancarias y financieras;

8. de seguros;

9. de publicaciones y enseñanza;

10. obras.



Desde el punto de su constitución legal las empresas pueden ser:



SOCIEDADES DE PERSONAS

Colectivas

Comandita simple

SOCIEDAD DE CAPITAL

Comandita por acciones

Sociedad anónima

SOCIEDADES MIXTAS

Limitadas



SEGÚN EL NÚMERO DE PROPIETARIOS



INDIVIDUALES Denominadas también unitarias o de operario único aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa extiende a mas personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares, Ejemplo: Almacén Don Pedro, propiedad de don Pedro Ruiz.



SOCIEDADES De propiedad de dos o mas personas llamadas socios, Ejemplo: David y Vélez & Ltda., propiedad de Jaime David y Julio.



SOCIEDAD

Cuando dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social, se constituye una sociedad.



CONTRATO DE SOCIEDAD

Por el cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.



CLA SIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES



SOCIEDAD DE PERSONAS: Se clasifican así:



COLECTIVAS Se constituye por dos o más socios los cuales pueden aportar dinero o bienes y su responsabilidad es ilimitada y solidaria, su razón social se relaciona con el nombre o apellidos de uno o varios socios seguido de la expresión y compañía hermanos e hijos u otra analogía, Ejemplo: Cruz Díaz & Compañía.



COMANDITA SIMPLE Se forma por dos o mas personas de los cuales uno tiene responsabilidad ilimitada y su razón social debe figurar el nombre o apellido de los socios que tienen responsabilidad ilimitada seguido por la expresión, &CIA. S. en C. Ejemplo: ALMEIDA & CIA. S. en C.



SOCIEDAD DE CAPITAL: Se clasifica así:



SOCIEDAD ANÓNIMA Está formada por un mínimo de 5 socios, el capital aportado está representado en acciones y su razón social está formada por el nombre que caracteriza a la empresa seguido por la expresión S.A., EJEMPLO: Colchones S.A.



SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES Está constituida por uno o más socios con responsabilidad ilimitada y cinco o más socios con responsabilidad limitada su capital está representado en títulos de igual valor la razón social va acompañada de las iniciales S.C.A, Ejemplo: Computadores y equipos S.C.A.



SOCIEDAD MIXTA: Sociedad con responsabilidad limitada sus socios pueden ser mínimo 2 máximo 25 el capital está dividido en cuotas de igual valor, su razón social está seguida por la palabra limitada (Ltda.) Ejemplo: Col metal Ltda.



SOCIEDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO: Son aquellas que persiguen fines sociales, culturales, deportivos y de servicios sin ánimo de lucro. Ejemplo: club el remanso de propiedad de un fondo de empleados.



DESDE EL PUNTO DE VISTA JURÍIDICO: Normas que cumple la empresa.



De hecho: Es aquella que cumple todos los requisitos exigidos por la ley. EJEMPLO: unión libre se da por acuerdo mutuo.



De derecho: Es aquella que no está constituida por escritura pública pero cumple todas las normas del derecho.



Irregulares: Se constituye por escritura pública pero no se ajusta a todas las normas del derecho.



ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD

La sociedad se constituye por escritura pública en la cual se expresa:



Nombre y apellido de las personas que intervengan como otorgantes, con el nombre de las personas naturales se indicará su nacionalidad y documento de identificación legal; con el nombre las personas jurídicas, la ley, decreto o existencia de que se deriva.



La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad.



Domicilio de la sociedad y de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.



Objetivo social, actividad o negocio de la sociedad, haciendo una enumeración clara y completa de las actividades principales.



El capital social, la parte el mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.



La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reserven los asociados, las asambleas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.



La fecha en que se deben hacer los inventarios y balances generales, y la forma de distribución de los beneficios y utilidades de cada ejercicio social y reservas que deban hacerse.



Duración precisa de la sociedad y las causales de disolución de la misma.

Forma de hacer las liquidaciones, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes restituidos o distribuidos en especie.



Diferencias que ocurran con los asociados entre sí con la sociedad con motivo del contrato social se someterán a decisión arbitral o de amigables componedores.



Nombre y domicilio de las personas que han de representar la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones cuando esta función no corresponda a todos o a alguno de los asociados.



Pactos siendo compatibles con la índole de la sociedad que se estipulen los socios para regular las relaciones a que da origen el contrato.



Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal.



COMERCIANTE

Personas que profesionalmente se ocupan de alguna de las actividades que la ley considere mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.









¿QUIÉN ES UN COMERCIANTE?

En los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:



Cando está inscrito en el registro mercantil.

Cuando tiene un establecimiento de comercio.

Cuando se anuncia al público como comerciante por cualquier medio.



OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

Es obligación de todo comerciante:



Matricularse en el registro mercantil.

Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respectivos de los cuales la ley exige esta formalidad.

Llevar contabilidad regular de sus negocios de acuerdo a las prescripciones legales.

Conservar, con arreglo a la ley, correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios y actividades.

Denunciar ante el juez competente la ocasión del pago correspondiente de sus obligaciones mercantiles.

Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal (Art.19 Código del Comercio).



LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO

Esta licencia de funcionamiento se les concede a los comerciantes legalmente matriculados en la Cámara de Comercio la cual se puede adquirir en las Alcaldías Municipales.



DOCUMENTOS PARA ADQUIRIR LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO



1. Copia del registro mercantil expedido en la Cámara de Comercio.



2. Paz y salvo de impuestos de Industria y Comercio expedido en la Tesorería Municipal.



3. Patente de sanidad expedida en el centro de salud pública.



4. Certificado del cuerpo de Bomberos.



5. Certificado en las oficinas de Planeación Municipal y de obras Públicas de acuerdo con la actividad y objetivo social del comerciante.



6. Paz y salvo de Sayco Acimpro.



ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Las principales áreas funcionales que manejan una empresa y las funciones que desarrolla para lograr sus objetivos son:



Producción

Mercadotecnia

Finanzas

Recursos humanos



Las cuatro áreas funcionales son de igual importancia ya que el éxito de la administración de una empresa depende de la coordinación balanceada de las etapas del proceso administrativo y de la realización de las actividades de las principales áreas funcionales. A continuación repasaremos en forma breve el concepto de las áreas funcionales:



PRODUCCIÓN: Se encarga del estudio, diseño y aplicación de toda actividad que tenga como consecuencia un producto. Sus funciones las podemos resumir así:



Ingeniería del producto: en ella se diseña el producto, se hacen pruebas de ingeniería, estudio de mercados y se mide la capacidad de producción con base en dichos estudios.



Ingeniería de planta: elabora los diseños de las instalaciones, la localización de la planta y determina la ubicación geográfica de dichas instalaciones considerando los factores que hacen que la solución adoptada satisfaga una viabilidad técnica económica, el mantenimiento de los equipos y selección de equipos que se requieren para la producción.



Ingeniería industrial: se encarga de estudiar la relación que existe entre la distribución del área y el proceso de producción de forma que la distribución donde se desarrollarán los procesos que contribuyan a la producción de dicho servicio.



Planeaciòn y control de la producción: consiste en el diseño y utilización de un proceso sistemático para establecer planes y controlar todos los elementos de una actividad de producción. El control de la actividad productiva implica Planeaciòn, si se tiene en cuenta que el control hace parte del diseño de la actividad productiva.



El control de la producción tiene tres fases:



Planificación: encargada de señalar las reglas del juego, es decir de diseñar las variables y los parámetros objetos de control.



Una fase Activa: que comprende la puesta en marcha del procedimiento sistemático de control y una de continuidad en la recolección de datos, sobre todas y cada una de las variables o parámetros que se hayan previsto controlar, para verificar de qué manera se han alcanzado los propósitos empresariales y por último la



Acción Correctiva: Donde se hacen ajustes o se replantea el procedimiento de control.





MERCADOTECNIA: es una función bien importante ya que a través de ella se cumplen propósitos institucionales de la empresa. Su objeto fundamental es hacer un estudio sobre el mercado, par verificar lo que el consumidor quiere o necesita, a fin de ponerlo a su alcance en el momento oportuno y con el precio más conveniente



FINANZAS: Su función es la de obtener los recursos o fondos que se necesiten para el funcionamiento de una empresa (financiamiento), y el definir un sistema de contabilidad que garantice en forma oportuna y eficaz cual es el comportamiento real de sus bienes y servicios.



ADMINISTRACIÓN DE GESTIÓN HUMANA: Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano que trabaje cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, la identificación de sus necesidades, número, categoría, nivel, requisitos técnicos y experiencia requerida, así como tramitados procesos de contratación y empleo. Capacitación y desarrollo, sueldos y salarios, manejo de las relaciones laborales, seguridad industrial y planeación del capital humano.



MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Utilidad: Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.



Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Conformación del Manual

IDENTIFICACIÓN

Este documento debe incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Número de revisión (en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.



ÍNDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.



OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.



Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.



ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos.

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a

sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso- administrativos o sectoriales.

RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

CONCEPTO

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

RESPONSABLES

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.



Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.



DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:



ESTUDIO PRELIMINAR

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.



“CULTURA ORGANIZACIONAL”



CHIAVENATTO: “Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas, mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente”



DESARROLLO ORGANIZACIONAL:

Desdoblamiento práctico y operacional de la teoría del comportamiento hacia el enfoque sistemático.

Tiene su origen en 1962 a partir de ideas sobre el Hombre, Organización y Ambiente.

No es una teoría administrativa, es un movimiento que aplica las ciencias del comportamiento a la administración. (Teoría del comportamiento organizacional dirigido al enfoque sistémico)

El DO Potencia el desarrollo y el crecimiento de las organizaciones.



El concepto de Desarrollo Organizacional esta íntimamente ligado al concepto de cambio y la capacidad de adaptación que tenga la organización al cambio.

































¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

Organización es la coordinación de diferentes actividades de participantes con el fin de efectuar transacciones planeadas con el ambiente. De la definición anterior se desprenden dos conceptos de importancia:



1.- Diferenciación del trabajo y coordinación.

2.- El elemento “persona” como contribuyente a la organización.































El DISEÑO ORGANIZACIONAL, se basa fundamentalmente en el enfoque de la organización (Sistema Orgánico como antagónico al Sistema Mecanicista), donde los integrantes de la organización están conscientes de sus destinos, quienes desarrollan una nueva conciencia social, que conjuntamente con sus experiencias (Vivencias y pasados personales) definen su rol en la organización.



No debemos olvidar que el Sistema Orgánico, pone énfasis en la confianza-credibilidad, interdependencia y responsabilidad compartida, participación y responsabilidad intergrupal. El proceso de la toma de decisiones se descentraliza y la RESPONSABILIDAD/CONTROL es compartida.





CULTURA ORGANIZACIONAL

CULTURA ORGANIZACIONAL: Modo de vida propio que cada organización desarrolla con sus miembros.



CULTURA ORGANIZACIONAL: Valores, creencias, tradiciones, modo de hacer las distintas tareas. Es la manera tradicional y habitual de pensar, sentir, actuar ante las distintas situaciones que afronta la organización.



CULTURA ORGANIZACIONAL:

Condiciona al comportamiento de los miembros

Son conscientes o inconscientes

Son acumulables en el tiempo

Es la forma aceptada y estable de interactuar en las organizaciones.

Es transmitida por los miembros de la organización (generación a generación)

Conjunto de valores que son compartidos por los miembros de la organización.

Está enraizada tanto en los éxitos (modelo que debe seguirse en el futuro) como en los fracasos (modelos que deben evitarse)

Es el resultado de tradiciones acumuladas. No podríamos decir si es buena o mala.

La forma de administrar es dependiente de la cultura organizacional.





¿CÓMO CAMBIAMOS O REDEFINIMOS LA CULTURA ORGANIZACIONAL?

El cambio no pasa solamente por cambiar las creencias, expectativas y valores de las personas, sino que los de toda la organización por otros que sean más eficaces para cumplir los objetivos y misión. No se trata de criticar y desconocer las tradiciones existentes.



¿CÓMO SE LOGRA EL CAMBIO ORGANIZACIONAL?

El cambio organizacional se logra creando un sistema coherente de creencias y valores que predominen sobre los demás, donde se destaquen las filosofías administrativas de la empresa, y que estas sirvan como reglas del juego conocidas y aceptadas por todos en la organización. En otras palabras, es crear el comportamiento futuro de la organización.



De esto se desprende que para el DO modificar la estructura organizacional no es suficiente para cambiar la organización, sino que la única forma de cambiar la organización es modificando su cultura.



Si las organizaciones quieren sobrevivir, desarrollarse, revitalizarse y renovarse, es obligatorio que cambien su cultura organizacional.



¿QUÉ ES EL CLIMA ORGANIZACIONAL?

Clima organizacional es el medio interno y la atmósfera sicológica particular de la empresa. Este clima es percibido distintamente entre los miembros de la misma, pero hace que la organización sea única e influye sobre los miembros.



Clima organizacional, está conformado por factores tecnológicos, políticas internas, metas operacionales, reglamentos (factores estructurales); asimismo, están las actitudes y formas de comportamientos sociales estimulados o reprimidos (factores sociales).



En consecuencia, el concepto de clima organizacional se relaciona con aspectos formales e informales, sistema de control, procedimientos, normas y relaciones existentes al interior de la organización.





































Para cambiar la cultura y clima la organización debe tener capacidad innovadora, que está dada por la adaptabilidad, receptibilidad, flexibilidad, sentido de identidad, perspectiva del ambiente e integración.



CAMBIO ORGANIZACIONAL = CAMBIO DE LA ESTRUCTURA + CAMBIO CULTURA





CONCEPTO DE CAMBIO

Nuestros tiempos se caracterizan principalmente por los cambios constantes en el ambiente, por lo tanto, las organizaciones deben adquirir la máxima capacidad de adaptación como condición básica de supervivencia. En consecuencia, esta dinámica permitió el surgimiento del DESARROLLO ORGANIZACIONAL.



En este escenario cambiante y dinámico, hace necesario el establecimiento por parte de la organización de estrategias coordinadas y de largo plazo, con el fin de desarrollar climas, formas de trabajo, relaciones y comunicaciones congruentes con las exigencias. En consecuencia, a partir de estas necesidades organizacionales surgieron los esfuerzos sistemáticos de cambio planeado, el DESARROLLO ORGANIZACIONAL.



Las fuerzas que ponen en marcha el DO pueden ser ENDÓGENAS, o sea, las que provienen del ambiente, como lo son los cambios tecnológicos, valores, oportunidades y limitaciones (económicas, políticas o legales). En cambio las fuerzas EXÓGENAS, son las que crean la necesidad de cambio estructural y las de comportamiento, que nacen al interior de la organización.



Los cambios que están ocurriendo en nuestros días exigen REVITALIZAR y RECONSTRUIR nuestras organizaciones, las organizaciones deben ser adaptativas y los cambios organizacionales deben ser PLANEADOS.



Existen dos tipos de cambio:





























ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO: Comienza con el análisis de las fuerzas endógenas y exógenos, que crean la necesidad de cambio de la organización, a partir de esto surge la brecha de desempeño, que es la diferencia entre el nivel existente y el nivel de desempeño deseado. (PERFORMANCE GAP) Para detectar los cambios graduales es necesario establecer un sistema sensible de monitoreo y de esta manera poder determinar si es necesario modificar la estructura, la cultura, tecnología o sus productos y/o servicios. Y de esta manera, finalmente después de detectar la necesidad de cambio y hacer el diagnóstico, podemos implementar de manera organizada y planeada los cambios.





























¿QUÉ ES EL DESARROLLO?

El desarrollo es un proceso lento y gradual que nos permite conducirnos hacia el conocimiento de la organización y lograr la realización plena de sus potencialidades. Dicho de otra manera, el desarrollo nos permite tener un conocimiento profundo y real de la organización y del medio ambiente que la rodea. Al conocer la organización, podemos determinar la estructura interna suficientemente flexible para la adaptación a los cambios, permitiendo planificar y lograr la eficiente conducción de las relaciones al interior de la organización y con el ambiente. En consecuencia, la eficacia organizacional tiene relación directa con la capacidad de supervivencia y adaptación.



DESARROLLO ORGANIZACIONAL

(El cambio organizacional planeado)

Es el esfuerzo a largo plazo apoyado por la alta gerencia para mejorar procesos de solución de problemas de renovación organizacional, en especial mediante un diagnóstico eficaz y colaborador , y la administración de la cultura organizacional (con énfasis en los equipos formales de trabajo, equipos temporales y cultura intergrupal), con la asistencia de un consultor – facilitador y el empleo de la teoría y tecnología de la ciencia aplicada al comportamiento , incluidas la acción y la investigación. (French y bell. Organizational development: behavioral science interventions for organitational improvement)



El desarrollo organizacional implica los cambios estructurales y técnicos, pero su objetivo principal es cambiar a las personas, su naturaleza y calidad en las relaciones laborales, es decir, cambiar la cultura organizacional.



Si consideramos que la organización tiene etapas bien definidas durante su existencia (fase pionera, fase de expansión, fase de reglamentación, fase de burocratización y fase de reflexibilización), la etapa de reflexibilización, que se define como la readaptación hacia la flexibilidad, en la cual la organización se encuentra con su capacidad de innovación perdida con la introducción consciente de sistemas organizacionales flexibles. De esto último podemos determinar que el desarrollo organizacional es exactamente una actividad de reflexibilización.



Las etapas del proceso D. O., son las siguientes:



Decisión de utilizar el desarrollo organizacional como instrumento de cambio.



Diagnóstico inicial realizado por un consultor externo conjuntamente con la gerencia de la organización, permite determinar que modelo de D. O. Es necesario implementar.



Recolectar los datos mediante la investigación, evaluación de la cultura, obtención de datos y relaciones de problemas en el comportamiento.



Retroalimentación de datos y confrontación.



Plantación de acciones y solución de problemas. En esta etapa se utilizan los datos para fundamentar los cambios y el timing de implementación.



Desarrollo de equipos, el consultor debe estimular la creación de equipos durante todo el proceso, lograr la integración de los participantes con el grupo y del grupo con otros grupos (interacción intergrupal), motivando la abierta comunicación y la confianza, conceptos fundamentales para lograr la eficiencia y la eficacia entre los grupos.



Desarrollo intergrupal, en esta etapa los grupos se confrontan y así mejorar las relaciones intergrupales.



Educación y seguimiento, en esta etapa se evalúan los resultados de los esfuerzos del D. O. También se desarrollan programas complementarios en las áreas que sean necesarios lograr resultados adicionales.